Ein Konzessionsverleih ist sinnvoll, wenn für einen Betrieb in Österreich eine Gewerbeberechtigung benötigt wird, der erforderliche Befähigungsnachweis im Unternehmen jedoch (noch) nicht vorhanden ist oder keine geeignete Person als gewerberechtliche Geschäftsführung zur Verfügung steht. In solchen Fällen kann die Bestellung einer gewerberechtlichen Geschäftsführung eine praktikable Lösung sein, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und die Funktion tatsächlich ausgeübt werden kann.

Als gewerberechtlicher Geschäftsführer stelle ich meine Konzession für Hotels, Restaurants oder Reisebüros zur Verfügung, sofern die Bestellung in der konkreten Konstellation rechtlich möglich ist und die Rolle im Betrieb organisatorisch so eingebunden ist, dass sie mit klaren Zuständigkeiten und ausreichendem Informationszugang tatsächlich ausgeübt werden kann. Eine Zusammenarbeit beginnt in der Regel mit einer strukturierten Erstprüfung der Unternehmenssituation, des Betriebs und der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sowie einer klaren Rollen- und Verantwortungsdefinition zwischen Betriebseigentümer und gewerberechtlicher Geschäftsführung.

Typische Einsatzfälle sind die Gründung, Übernahme oder Pacht eines Hotel- oder Gastronomiebetriebs bzw. eines Reiseunternehmens, wenn der Befähigungsnachweis im Unternehmen nicht vorhanden ist oder die gewerberechtliche Funktion kurzfristig abgesichert werden muss.

Die Verleihung der Konzession wird vor allem dann relevant, wenn die Gewerbeberechtigung rasch und sauber hergestellt werden muss und die passende Person im Unternehmen (noch) fehlt. Typische Fälle sind:

• Eröffnung (Unternehmensgründung) eines Hotel- oder Gastronomiebetriebs ohne eigenen Befähigungsnachweis
• Übernahme, Pacht, Betreiberwechsel oder Eigentümerwechsel
• Eröffnung eines Reisebüros oder Reiseveranstalters, abhängig vom tatsächlichen Gewerbeumfang
• kurzfristige Absicherung der gewerberechtlichen Funktion, etwa bei Wechsel im Management in Hotel, Restaurant oder Reiseunternehmen

Wichtig ist dabei immer die gleiche Logik: Je klarer die Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und der Informationszugang definiert sind, desto realistischer und reibungsärmer lässt sich die Funktion auch tatsächlich ausüben.

Für den Betrieb eines Hotels, Restaurants oder Reisebüros in Österreich braucht es eine gültige Gewerbeberechtigung. Grundsätzlich umfasst dies die Erfüllung der allgemeinen persönlichen Voraussetzungen, die formale Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Behörde und den Nachweis der fachlichen Qualifikation (Befähigungsnachweis). Letzterer wird üblicherweise durch eine einschlägige Ausbildung und Praxis oder durch eine Befähigungsprüfung erbracht. Wenn der Nachweis nicht durch den Unternehmer selbst erbracht werden kann, ist es möglich, ihn über eine bestellte gewerberechtliche Geschäftsführung abzudecken, sofern die Rolle, die Zuständigkeiten und der Informationszugang so organisiert sind, dass die Verantwortung im Betrieb tatsächlich wahrgenommen werden kann. Weitere Infos dazu auf den Seiten der Fachgruppen Gastgewerbe  bzw. Reisebüro.

Erstprüfung, Machbarkeit und saubere Abgrenzung

Zu Beginn steht eine kurze, strukturierte Erstprüfung. Dabei wird geklärt, welche Tätigkeiten tatsächlich ausgeübt werden, wie der Betrieb organisiert ist und ob die Voraussetzungen für eine gewerberechtliche Geschäftsführung in dieser Konstellation sinnvoll und umsetzbar sind. Zentral ist hierbei die Abgrenzung der Rollen. Die unternehmerische Gesamtverantwortung und operative Führung liegen beim Betreiber bzw. Eigentümer. Die gewerberechtliche Geschäftsführung benötigt dagegen einen klar definierten Verantwortungsbereich, Zugang zu den relevanten Informationen sowie die Möglichkeit zur Kontrolle und Überwachung. Typischerweise sind dafür folgende Punkte von zentraler Bedeutung:

• Gewerbe und konkrete Tätigkeit (was wird tatsächlich angeboten und umgesetzt)
• Rechtsform, Standort, Status (Gründung, Übernahme, laufender Betrieb)
• Verantwortlichkeiten im Alltag (Ansprechpartner, Entscheidungswege)
• Wirtschaftliche Kennzahlen (vergangene Jahre bzw. Budgetplanung)

Bestellung und Formalitäten
Wenn die Konstellation für beide Seiten passt, werden die nächsten Schritte und die notwendigen Unterlagen abgestimmt. Die Bestellung einer neuen gewerberechtlichen Geschäftsführung kann über das GISA-System, das zuständige Magistrat oder die Bezirkshauptmannschaft gemeldet werden, sofern alle Voraussetzungen vorliegen.

Laufende Ausübung der Funktion
Damit die gewerberechtliche Geschäftsführung wirksam und rechtlich sicher ist, braucht es klare Spielregeln:

• definierte Rollen und Zuständigkeiten zwischen Betreiber/Eigentümer und gewerberechtlicher Geschäftsführung
• Zugriff auf relevante Informationen und Unterlagen
• fixer Abstimmungs- und Dokumentationsrhythmus (Termine, Reporting, Nachweise)
• tatsächliche Möglichkeit zur Kontroll- und Überwachungstätigkeit im Betrieb

Das Hotel- und Gastgewerbe ist in Österreich ein reglementiertes Gewerbe. Für die Gewerbeberechtigung ist in den meisten Fällen ein Befähigungsnachweis erforderlich. Zusätzlich muss für die Gewerbeberechtigung klar definiert sein, welche Betriebsart vorliegt und welcher Leistungsumfang tatsächlich ausgeübt wird. Dies ist relevant, weil davon abhängt, welche Voraussetzungen und Nachweise in der konkreten Konstellation erforderlich sind und wie die Gewerbeberechtigung korrekt angemeldet wird. Zusätzlich muss zu Beginn sauber geklärt sein, welche Betriebsart und welcher Leistungsumfang tatsächlich umgesetzt werden, weil davon die erforderlichen Nachweise und die korrekte Anmeldung abhängen.

Einsatzszenarien im Hotel- und Gastgewerbe

• Gründung ohne eigenen Befähigungsnachweis oder ohne passende Person im Unternehmen
• Übernahme/Pacht, Betreiberwechsel oder Eigentümerwechsel
• kurzfristige Absicherung der gewerberechtlichen Funktion in einem bestehenden Betrieb

Worauf es in der Praxis ankommt
Für einen praxistauglichen Konzessionsverleih braucht es eine Betriebsorganisation, die Verantwortung und Kontrolle real möglich macht. Bewährt hat sich ein Fokus auf drei Punkte:

• klare Verantwortlichkeiten (wer entscheidet was, wer dokumentiert was)
• definierte Abläufe (Standards im Betrieb, damit die Qualität gleichbleibt)
• Transparenz bei kritischen Themen (Beschwerden, Hygiene, Dienstleister, Schnittstellen)

Rolle der gewerberechtlichen Geschäftsführung im Hotel- und Gastgewerbe
Die gewerberechtliche Geschäftsführung ist eine verantwortliche Funktion im Betrieb. Kontroll- und Überwachungsaufgaben müssen tatsächlich wahrgenommen werden können. Dafür braucht es Informationszugang, definierte Ansprechpartner und einen fixen Abstimmungsrhythmus.

Das Reisebürogewerbe ist in Österreich ein reglementiertes Gewerbe. Für die Gewerbeberechtigung ist daher insbesondere der Befähigungsnachweis wichtig, und es muss klar sein, welche Tätigkeiten im konkreten Fall tatsächlich ausgeübt werden. In der Praxis macht es einen Unterschied, ob Leistungen vermittelt werden oder ob als Reiseveranstalter agiert wird, da sich dadurch Verantwortung, Prozesse und organisatorische Anforderungen unterscheiden.

Einsatzszenarien im Reisebürogewerbe

• Gründung eines Reisebüros ohne eigenen Befähigungsnachweis oder ohne passende Person im Unternehmen
• Übernahme eines Reisebüros oder Reiseveranstalters
• Absicherung der gewerberechtlichen Funktion bei Wechsel in der Geschäftsführung oder bei Übergaben

Worauf es in der Praxis ankommt
Ein Reisebüro funktioniert verlässlich, wenn Zuständigkeiten und Abläufe klar geregelt sind und Beratung, Buchung und Abwicklung nach einheitlichen Standards erfolgen, wenn Änderungen, Stornos und Reklamationen sauber dokumentiert und nachvollziehbar bearbeitet werden und wenn Zahlungsflüsse zwischen Kunden, Leistungsträgern und dem eigenen Betrieb transparent gesteuert werden.

Rolle der gewerberechtlichen Geschäftsführung im Reisebürogewerbe
Die Rolle der gewerberechtlichen Geschäftsführung im Reisebüro ist eine verantwortungsvolle Funktion im Betrieb. Damit Kontroll- und Überwachungsaufgaben tatsächlich wahrgenommen werden können, braucht es klar definierte Zuständigkeiten, ausreichenden Informationszugang und einen fixen Abstimmungsrhythmus zwischen Betreiber und gewerberechtlicher Geschäftsführung.

In manchen Fällen reicht die gewerberechtliche Geschäftsführung allein nicht aus, da parallel dazu operative Aufgaben gelöst werden müssen. Dies ist beispielsweise in Startphasen, bei Übergaben, beim Aufbau von Reporting und Standards oder bei Projekten unter Zeitdruck der Fall. Dann kann eine Kombination sinnvoll sein – eine gewerberechtliche Geschäftsführung als rechtliche Grundlage plus ein klar abgegrenztes Interim- oder Projektmandat zur operativen Umsetzung.
Näheres zum Interim Management.

In der gewerberechtlichen Geschäftsführung zählt vor allem, dass Verantwortung im Betrieb tatsächlich wahrgenommen wird – mit Branchenverständnis sowie klaren Strukturen und Abläufen, damit die Gewerbeausübung fachlich korrekt erfolgt.

Meine über 30-jährige Branchenerfahrung in der Hotellerie sowie im Reisebüro- und Reiseveranstalterbereich, die erfolgreiche Führung von Hotels und Hotelgruppen unterschiedlicher Typen und Kategorien sowie die Tätigkeit als Prokurist in einem großen österreichischen Reiseunternehmen bilden eine breite Praxisbasis für diese Funktion. Ergänzend fließen die Kernschwerpunkte meiner Beratungstätigkeit ein, insbesondere Vermarktung und Customer Experience, operative Steuerung und Controlling sowie Coaching und Change.

Im Erstgespräch wird geklärt, ob und inwiefern eine gewerberechtliche Geschäftsführung sinnvoll ist. Typischerweise werden dafür die folgenden Punkte benötigt:

• Gewerbe und Tätigkeit (Hotel/Gastro/Reisebüro, konkreter Umfang)
• Standort in Österreich, Rechtsform, aktueller Status (Gründung/Übernahme/laufender Betrieb)
• Zeitplan und Zielbild
• Unterlagen und Verantwortlichkeiten (Management, Ansprechpartner)

Danach folgt eine klare Empfehlung zum Vorgehen und zu den nächsten Schritten.

Was ist ein gewerberechtlicher Geschäftsführer?
Bei der gewerberechtlichen Geschäftsführung übernimmt eine geeignete Person die Verantwortung für die fachlich einwandfreie Ausübung des Gewerbes gemäß Gewerbeordnung. Zusätzlich muss sie sich im Betrieb betätigen und dafür sorgen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Wer muss eine gewerberechtliche Geschäftsführung bestellen?
Eine Bestellung ist dann erforderlich, wenn der Gewerbeinhaber die fachlichen Voraussetzungen nicht selbst erfüllt und die Gewerbeausübung über eine geeignete Person sichergestellt werden muss. Die genauen Rahmenbedingungen und Fristen sind in den Erläuterungen zur gewerberechtlichen Geschäftsführung beschrieben. Nähere Infos

Welche Anforderungen muss ein gewerberechtlicher Geschäftsführer erfüllen?
Die Person muss so eingebunden sein, dass sie ihre Funktion tatsächlich ausüben kann. Je nach Rechtsform kommen zusätzlich formale Anforderungen hinzu, etwa Vertretungsbefugnis oder ein sozialversicherungspflichtiges Dienstverhältnis mit Mindestumfang.

Welche Voraussetzungen gelten allgemein für eine Gewerbeberechtigung?
Grundsätzlich sind allgemeine persönliche Voraussetzungen erforderlich und bei reglementierten Gewerben zusätzlich der Befähigungsnachweis.

Welche Unterlagen werden typischerweise für die Prüfung benötigt?
Erforderlich ist jedenfalls eine klare Beschreibung der tatsächlichen Tätigkeit sowie die Unterlagen zum Befähigungsnachweis (Ausbildung/Praxis/Prüfung) oder zur Person, die als gewerberechtliche Geschäftsführung bestellt werden soll.

Wie schnell kann die Bestellung umgesetzt werden?
Ein realistischer Zeitrahmen hängt vor allem davon ab, wie klar Tätigkeit und Gewerbeumfang beschrieben sind und ob alle notwendigen Nachweise und Unterlagen vollständig vorliegen. Je sauberer diese Punkte vorbereitet sind, desto schneller kann die Meldung/Bestellung in der Praxis abgewickelt werden.

Welche Verantwortung und Haftung sind mit dieser Funktion verbunden?
Die gewerberechtliche Geschäftsführung ist für die Einhaltung der gewerberechtlichen Vorschriften verantwortlich und muss organisatorisch so eingebunden sein, dass sie ihre Kontroll- und Überwachungsaufgaben tatsächlich wahrnehmen kann.

Welche Aufgaben bleiben beim Betreiber/Eigentümer und welche liegen beim gewerberechtlichen Geschäftsführer?
Der Betreiber führt das Unternehmen wirtschaftlich und organisatorisch. Die gewerberechtliche Geschäftsführung trägt die Verantwortung im Sinne der Gewerbeordnung und muss in die betrieblichen Abläufe so eingebunden sein, dass sie ihre Aufgaben tatsächlich wahrnehmen kann.

Was kostet die laufende gewerberechtliche Geschäftsführung?
Je nach Rechtsform darf als gewerberechtlicher Geschäftsführer nur eine vertretungsbefugte Person oder ein voll sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer bestellt werden, der mindestens zur Hälfte der wöchentlichen Normalarbeitszeit im Betrieb beschäftigt ist. Die Kosten entsprechen den laufenden Lohn- und Sozialversicherungskosten für den gewerberechtlichen Geschäftsführer.

Wie läuft die Zusammenarbeit und Abstimmung im laufenden Betrieb ab?
Damit die gewerberechtliche Verantwortung erfüllt werden kann, muss die Funktion so organisiert sein, dass eine entsprechende Betätigung im Betrieb möglich ist. Dafür braucht es vor allem Zugriff auf relevante Informationen und eine realistische Einbindung in die entscheidenden Themen.

Für welche Gewerbe stelle ich die Konzession zur Verfügung (Hotel/Gastro/Reisebüro)?
Angeboten wird die gewerberechtliche Geschäftsführung für Betriebe im Hotel- und Gastgewerbe sowie im Reisebürogewerbe in Österreich.

Wann ist die Kombination mit Interim-/Projektmanagement sinnvoll?
Dies ist dann sinnvoll, wenn neben der formalen gewerberechtlichen Geschäftsführung gleichzeitig eine operative Umsetzung nötig ist, etwa bei einer Gründung, einer Übergabe oder dem Aufbau von Prozessen sowie bei größeren organisatorischen Veränderungen.